Hace un par de días me llegue al departamento de RRHH donde trabajo, necesitaba algunos datos para un presupuesto. Tuve que esperar un buen rato hasta que organizaron los datos que necesitaba, eso me hizo pensar que en el siglo que estamos debieran existir herramientas que permitan una gestión mas eficiente de los RRHH en una empresa.

Buscando un poco di con Factorial un herramienta online y gratuita para la gestión de RRHH y de ella hablaremos en este post. 😉

¿Que es Factorial?

Es un software que permite automatizar el departamento de recursos humanos, ahorrándote mucho trabajo. Esto te permitirá dedicar mas tiempo a lo que realmente importa, los empleados.

Algunas de las funciones del software son las siguientes:

  • El gestor de ausencias: Simplifica la gestión de vacaciones, ausencias y bajas médicas en tu empresa. Solo tendrás que preocuparte de aceptar o rechazar las solicitudes de ausencias que los empleados envían a través de Factorial.
  • Generador de organigramas: Al usar Factorial el programa generará automáticamente un organigrama actualizado para tu empresa. Sin necesidad de usar plantillas o programas de diseño.

  • El gestor documental: Permite almacenar toda la documentación de tu empresa y empleados de forma segura. Tendrás la documentación disponible en la nube las 24 horas del día. Asocia los documentos que corresponden a cada empleado, sin errores.

  • Retribución fija, variable y flexible: Monitoriza la retribución de los empleados y ofrece planes de retribución adaptados a cada empleado.

  • Portal del empleado: Conecta con tus empleados a través del portal del empleado de Factorial. Los trabajadores tendrán acceso a su cuenta personal para pedir vacaciones, tramitar una baja, consultar su última nómina y mucho más.

  • Funciones Pro: como bien apuntan desde Factorial, las funcionalidades importantes son y serán siempre gratuitas, pero para aquellos clientes más exigentes existen algunas funciones Pro. Algunas de esas funciones son: informes avanzados, campos personalizados para empleados, monitor de actividades, soporte prioritario, etc.

¿Como crear tu cuenta en Factorial?

Para comenzar a usar Factorial como el gestor de tus RRHH no tendrás más que crear una cuenta desde desde su portal.

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Una vez en su plataforma debes rellenar el siguiente formulario.

Ya enviada tu informacion recibirás un correo para que confirmes tu email. Y listo ya has creado tu usuario.

Analizando las funciones de Factorial

Para que comiences a gestionar los recursos humanos desde el primer minuto que has creado tu cuenta, Factorial te da la bienvenida a su plataforma con la siguiente ventana.

Funciones principales - Gestion de RRHH

Allí se te muestran los primeros pasos que debes dar para sacarle provecho a tu cuenta. Si bien todo es super intuitivo, te guiaré en los primeros pasos. 😉

Cargando los empleados de la empresa

Si dentro del menú de bienvenida haces click en Crea nuevos empleados, te saltará esta ventana.

Cargando empleados de la empresa

Existen dos opciones, la primera una carga manual y la segunda una carga masiva mediante una plantilla excel. Si tu empresa tiene muchos empleados recomiendo la segunda, y esa veremos ahora.

Para ello descarga la plantilla (click en Vale, quiero descargar la plantilla), la abres y completas los datos.

Carga masiva de empleados - Gestion de RRHH

Los priumeros 3 campos (Nombre, Apellido, email) son obligatorios, los demás si bien no son obligatorios son muy importantes (DNI, Cargo, Fechad e Nacimiento, etc). Para este mini tutorial me invente algunos empleados (no tengo una empresa.. jeje).

Una vez completados con los datos de todos tu los empleados, debes cargar la plantilla al sistema. Para hacerlo solo deberás arrastrarla y soltarla dentro del recuadro que esta debajo del botón Vale, quiero descargar la plantilla. 

Ya subidos los datos al servidor te figurarán en el sistema de la siguiente manera.

En caso que no hayas completado el dato supervisor de ausencias, por defecto el sistema colocará el correo con el que has creado la ceunta. Es decir tú eres el supervisor de ausencias.

Si ves que todos los datos son correctos, haz click en el botón importar los empleados válidos. Luego desde la barra lateral podrás acceder al listado de empleados para la gestión de los mismos.

Gestion de empleados

Señale 4 detalles en la imagen anterior:

  1. Haciendo click allí podrás seguir añadiendo empleados.
  2. Desde aquí tienes disponible la importación mediante plantilla excel, descarga de informes e invitación de empleados.
  3. Dicho icono indica que aún no se ha enviado la invitación, vía email, al empleado. Es decir no conectaste al empleado a la plataforma.
  4. En el caso de este icono muestra que si bien se envió la invitación, la misma está pendiente de confirmar.

Configuración de días festivos

Para una correcta organización, es vital tener en un calendario los días festivos. Dentro de Factorial hacer eso es muy simple. Volviendo al menú de bienvenida debes dirigirte a la opción de configuración de días festivos. Eso te llevara aquí.

Configuración de días festivos - Gestión de recursos humanos

A la derecha tendrás dos opciones, la primera añadir uno por uno los días festivos y la segunda una importación automática.

Importación de días festivos

Si tu empresa se encuentra en España, la plataforma tiene cargado por defecto los días festivos españoles. 😉 También están disponibles los de Francia, Emiratos Árabes y Reino Unido. Si no te sirven ninguno de ellos deberás irte por la carga manual.

Completando los datos de la empresa

No me detendré mucho en este apartado, en el podrás cargar datos como nombre, razón social, logo, detalles de identificación (CIF), etc.

Datos de la empresa - Gestión de RRHH

Desde aquí también puedes acceder a opciones como gestión de ausencias, permisos (veremos luego), actualización a version pro, etc.

Configurando política de vacaciones

Algo esencial a la hora de organizar los recursos humanos en una empresa es llevar correctamente una política de vacaciones. Ahora puedes olvidar el excel y gestionar las vacaciones con Factorial. 

Este software, a la hora de asignar vacaciones, funciona de la siguiente manera. Primero asigna una cantidad base de vacaciones, y luego a cada empleado se le pueden agregar o quitar días de vacaciones con respecto a la base.

Gestión de vacaciones - Factorial

Para el caso de este tutorial coloque una base de 18 días de vacaciones (ver 1 en imagen). Luego haciendo click en empleados (ver 2 en imagen) puedes aumentar o disminuir vacaciones para cada persona.

Como verás hacerlo es muy sencillo. Por ejemplo a José Miguel Astrada le sume 5 días (18 + 5 = tendrá 23 días de vacaciones), a Mauricio Paez le reste 7 días (le corresponden 11 días). Y bueno si te fijas bien yo me sume 15 días.. jajaja

Gestión Contratos

En los primeros pasos hemos creado los perfiles de cada empleado, pero no hicimos algo muy importante, gestionar sus contratos. Para hacerlo debes dirigirte a la barra de herramientas lateral –> Empleados y luego hacer click sobre el perfil de la persona que quieras configurar. Gestión de contratos

Como puedes ver dentro del perfil del empleado hay varias pestañas, una de ellas Contrato. Desde allí será posible configurar varios aspectos del contrato:

  • Información básica: inicio y fin del contrato, o en su caso tiempo de finalización indefinido.
  • Días y horarios de labor: defines la cantidad de horas por día que trabajará, como así también la cantidad de días por semana.
  • Salario base: cantidad bruta que recibe el empleado pudiendo definir la cantidad en horas, semanas, días, etc.
  • Retribución variable: puedes añadir una compensación variable al empleado. El empleado podrá ver la compensación variable que hayas creado.
  • Documentación: es posible adjuntar toda la documentación del contrato en este apartado.

Gestión de ausencias

Así como desde el perfil del empleado se pueden definir las condiciones el contrato, también se pueden asignar las ausencias del mismo. Es decir se pueden definir en que fechas el empleado estará ausente, pueden designarse las siguientes ausencias:

  • Vacaciones: restan días de vacaciones y deben ser aprobadas por un supervisor.
  • Enfermedad: no restan días de vacaciones y ni deben ser aprobadas por un supervisor.
  • Enfermedad de un familiar: no restan días de vacaciones y ni deben ser aprobadas por un supervisor.
  • Paternidad: no restan días de vacaciones y ni deben ser aprobadas por un supervisor.
  • Otros: no restan días de vacaciones y deben ser aprobadas por un supervisor.

Dentro de la pestaña ausencias, no tendras mas que hacer click en el símbolo + ubicado en el rincón superior derecho. Desde allí seleccionaras el motivo de la ausencias, y las fechas de la misma.

En el ejemplo de la imagen, a José Miguel le corresponde 23 días de vacaciones de las cules 8 días ya fueron asignados (desde el 24 de abril al 4 de mayo). Dependiendo del motivo de la ausencia la misma toma un color en el calendario.

Esto hace que de forma gráfica todo queda super claro. 🙂

Una vez configuradas las ausencias de todos los empleados puedes ir a la pestaña calendario (barra de herramientas lateral), y encontraras las ausencias solapadas de todos los empleados.

Conclusión

Esta herramienta no te hará prescindir de empleados en el departamento de RRHH (en caso que tu empresa sea una Pyme tal vez si), pero sin dudas les facilitará mucho el trabajo. Y como dije al principio del post, el tiempo que ahorres podrás aplicarlo en mejorar las condiciones para tu personal.

Esta herramienta no te hará prescindir de empleados en el departamento de RRHH, pero sin dudas les facilitará mucho el trabajo.

Por otro lado debo dejar en claro que aquí solo deje plasmadas las funciones que me resultaron más importantes, hubiese necesitado un post bastante más largo para hacer un análisis profundo.

 

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